Análisis de tareas

Mediante el análisis etnográfico hemos identificado la secuencia de acciones que los distintos usuarios llevan a cabo para realizar las distintas tareas, en concreto, la secuencia de acciones que un alumno realiza para poner una queja y la secuencia de acciones que un delegado realiza para la tramitación de la misma. Además describimos distintos problemas que pueden surgir durante todo el proceso de tramitación de una reclamación.

Es necesario tener en cuenta información relevante a la hora de realizar el análisis de tareas:

-En primer lugar existen varios tipos de documentos que dependen del tipo de reclamación que se quiera realizar: PISADO, expone-solicita, hoja de reclamaciones y queja formal.

-En segundo lugar cada tipo de documento será tramitado por un delegado distinto.

Alumno

Secuencia de acciones:

1. En primer lugar el alumno se desplaza hasta la facultad y se dirige al cuarto de delegación de alumnos.

2. Después el alumno solicita el documento correspondiente, dependiendo del tipo de reclamación que quiera realizar.

3. En siguiente lugar el alumno rellena el documento con sus datos y con una descripción del problema.

4. Por último el alumno firma y entrega el documento

Delegado

Secuencia de acciones:

1. En primer lugar el delegado recoge el documento rellenado por el alumno.

2. Después comprueba que está correctamente rellenado y no falta ningún  tipo de información relevante.

- En caso de que el documento no esté correctamente rellenado el delegado contacta con el alumno para indicárselo.

- En caso de que si esté correctamente rellenado, se envía al delegado que  se encarga de la tramitación de ese tipo de documentos.

3. En siguiente lugar el delegado analiza el problema descrito en el documento y define a los responsables del mismo.

4. Más tarde el delegado se pone en contacto con el delegado de la clase correspondiente, para obtener información de otra fuente y poder contrastar.

5. Después el delegado se pone en contacto con los responsables pertinentes.

6. Más tarde el delegado espera una respuesta y si es necesario mantiene conversaciones con los delegados de clase o responsables.

7. En siguiente lugar el delegado comunica al alumno el resultado de su reclamación

8. Por último el delegado archiva el documento de la reclamación.

Problemas que pueden surgir

La forma en la que se realizan actualmente las tareas puede presentar varios problemas relacionados principalmente con el hecho de tener los documentos en papel, ya que es posible que un alumno necesite realizar una reclamación y no queden documentos de los que necesita o que simplemente el documento ya relleno se extravíe a lo largo del trámite, por otra parte es posible que los alumnos no sepan el tipo de documento que deben cumplimentar problema que podría solucionarse en nuestro futuro sistema añadiendo una descripción detallada de los mismos.